软件项目管理(第十一章:项目采购管理)

11.1 项目采购管理概述

11.2 采购规划

11.3 项目的招投标

11.4 项目合同管理

11.1 项目采购管理概述

11.1.1 项目采购

IT项目的采购必须满足两个基本要求:

  1. 符合技术与质量要求
  2. 经济性

1 IT项目采购的方式

  1. 公开竞争性招标
  2. 有限竞争性招标
  3. 竞争性谈判
  4. 询价采购
  5. 直接签订合同
  6. 自制或自己提供服务

11.1.2 项目采购管理

1 采购管理的重要性

  1. 降低成本
  2. 可以把主要精力放在核心业务上
  3. 可以从外界获得专门的技能和技术
  4. 提高灵活性
  5. 提高责任性
  6. 能有效减少贪污、浪费等现象的发生

2 项目采购管理过程

  1. 规划采购
  2. 实施采购
  3. 管理采购
  4. 结束采购

11.2 采购规划

11.2.1 编制采购规划的依据

  1. 范围描述
  2. 产品描述
  3. 采购资源
  4. 市场条件
  5. 其他计划输出
  6. 限制
  7. 假定

11.2.2 编制采购规划的方法和技术

  1. 自制或外购分析
  2. 专家评审
  3. 合同类型选择
    1. 固定价格合同
    2. 成本补偿合同
    3. 单价合同

11.2.3 采购规划的输出

  1. 采购管理计划
  2. 工作描述
  3. 供方选择标准

11.3 项目的招投标

11.3.1 招标的基本程序

1 准备阶段

  1. 制定总体方案
  2. 项目综合分析
  3. 确定招标方案
  4. 编制招标文件
  5. 组建评标委员会
  6. 邀请有关人员

2. 招标阶段

  1. 发布招标公告(或投标邀请函)
  2. 资格审查
  3. 发售招标文件
  4. 招标文件的澄清、修改

3 投标阶段

  1. 编制投标文件
  2. 投标文件的密封和标记
  3. 送达投标文件
  4. 投标人可以撤回、补充或者修改已提交的投标文件,但是应当在提交投标文件截止日之前书面通知招标人,撤回、补充或者修改也必须是书面形式

4 开标阶段

5 评标阶段

  1. 审查投标文件的符合性
  2. 对投标文件的技术方案和商务方案进行审查,如技术方案或商务方案明显不符合招标文件的规定,则可以判定其为无效投标
  3. 询标
  4. 综合评审
  5. 评标结论

6 定标阶段

  1. 审查评标文员会的评标结论
  2. 定标
  3. 中标通知
  4. 签订合同

11.3.2 编写项目标书

1 编制标书的原则

  1. 全面反映客户需求的原则
  2. 科学合理的原则
  3. 公平竞争(不含歧视性条款)
  4. 维护企业利益、政府利益的原则

2 招标书的主要内容

招标书主要分为3大部分:程序条款、技术条款、商务条款。

一般包含下列主要内容:

招标公示(邀请函);投标人须知;招标项目的技术要求及附件;投标书格式;投标保证文件;合同条件(合同的一般条款及特殊条款);设计规范与标准;投标企业资格文件;合同格式等。。。

11.3.3 投标决策

  1. 企业要进行投标决策时主要考虑以下几个方面的内容:
  2. 竞争对手分析
  3. 风险分析
  4. 目标分析
  5. 声誉与经验分析
  6. 客户资金分析
  7. 项目所需资源分析
  8. 客户本身的资信问题

11.3.4 编写投标书

11.3.5 产品选择与商务谈判

1 产品选择

  1. 创建招标文件
  2. 解决方案评估
  3. 产品评估
  4. 运行环境评估
  5. 项目实施评估
  6. 培训与售后服务评估
  7. 供应商评价评估

2 商务谈判

11.4 项目合同管理

11.4.1 签订合同时应注意的问题

  1. 规定项目实施的有效范围
  2. 合同的付款方式
  3. 合同变更索赔带来的风险
  4. 系统验收的方式
  5. 维护期问题

11.4.2 软件项目合同条款分析

1 与软件产品有关的合法性条款

  1. 软件的合法性条款
  2. 软件产品的合法性

2 与软件系统有关的技术条款

  1. 与软件系统匹配的硬件环境
  2. 软件匹配的数据库等软件系统
  3. 软件的安全性、容错性、稳定性的保证

3 软件适合的标准体系方面的条款

软件是否符合相关的标准规范,对客户单位是非常重要的,特别是对一些特殊行业的生产性企业,是能否进行生产的必要条件。

一般来说,除了以上所述的计算机信息安全方面的标准外,管理软件涉及的标准有以下几类:

  1. 会计核算方面的标准
  2. 通用语言文字方面的标准
  3. 产品分类与代码方面的标准
  4. 计量单位、通用技术术语、符号、制图等方面的标准
  5. 国家强制性质量认证标等

4 软件实施方面的条款

  1. 项目实施定义
  2. 项目实施目标
  3. 项目实施计划
  4. 双方在实施过程中的权利与义务
  5. 项目工作小组及其工作任务、工作原则和工作方式
  6. 项目实施的具体工作与实施步骤
  7. 实施的修改与变更
  8. 项目验收

5 技术培训条款

通常情况下,双方签约条款涉及以下权利义务:

  1. 要求制定培训计划的权利
  2. 要求按约定实施培训计划和按期完成培训的权利
  3. 要求达到培训目标或标准的权利
  4. 要求派遣合格的授课人员的权利
  5. 要求学员在计算机操作应用方面达到一定水准的权利
  6. 保证学员认真接受培训的权利
  7. 考核标准

6 支持和服务

合同的具体条款包括以下几个方面:

  1. 软件产品的免费服务的项目
  2. 软件产品法定的免费维修期
  3. 可以约定的收费服务项目
  4. 软件提供商采用的售后技术支持与服务的方式
  5. 技术支持与服务的及时性条款

7 管理咨询条款

  1. 确定咨询的范围和目标
  2. 特别是对当前项目的实施部分的咨询要仔细和具体
  3. 针对实施企业的实际情况进行需求分析和业务流程诊断
  4. 提交详细的书面分析报告、咨询方案及实施计划。
  5. 指定实施企业的业务流程的每一个岗位的岗位职责和相关的管理规章制度
  6. 管理咨询的培训
  7. 对软件系统试运行阶段出现的管理问题进行指导和咨询
  8. 对在合同有效期内实施企业遇到的管理问题进行咨询和指导

11.4.3 合同管理

1 需方(甲方)合同管理

  1. 验收过程是需方对供方的产品或服务进行验收检验,以保证它满足合同条款的要求
  2. 违约事件处理

2 供方(乙方)合同管理

必须执行的项目合同管理过程应用在以下几个方面:

  1. 项目计划的执行,用以授权软件提供商在适当的时候进行工作
  2. 执行报告,监控合同方的成本、进度和技术绩效
  3. 质量控制,校检合同方的产品时候合格
  4. 变更控制,确保变更被正确地批准,以及需要了解情况的人知晓变更的发生

3 合同管理的依据

  1. 合同
  2. 工作结果
  3. 变更请求
  4. 供方发票

4 合同管理工具和方法

  1. 合同变更控制系统
  2. 执行报告
  3. 支付系统

5 合同管理的输出

  1. 信函
  2. 合同变更
  3. 支付请求
  4. 合同跟踪管理记录

11.4.4 合同收尾

1 整理项目合同文件

2 项目采购合同的审计

3 项目合同的终止

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